צ'אט בוט למכללה - מכללת תל-חי, מרכז אקדמי מוביל

קרן אליהו – מנהלת מערכות מידע https://www.telhai.ac.il/

הצג את העסק שלך וספר לנו על עצמך: מה מהות העסק ומה תפקידך?

מכללת תל חי היא מוסד חדשני להשכלה גבוהה הנמצא באזור הגליל העליון שבמדינת ישראל. כבר יותר משני עשורים אנחנו קובעים את סטנדרט החינוך, הכלכלה והפיתוח החברתי באזור. תכנית הלימודים החדשנית שלנו והאווירה המשפחתית שלנו מושכת אקדמאים וחוקרים מכל העולם.

כמוסד, אנחנו מתרכזים בבניית קשרים בין אישיים מתמשכים עם תלמידינו. תדמית זו של המותג שלנו הובילה אותנו להצלחות רבות בתחומים אקדמאיים.

אני קרן, מנהלת מערכת המידע במכללת תל חי, ואני אחראית על פיתוח תוכן אתר הבית ומאמצי השיווק של המכללה.

באילו בעיות ואתגרים נתקלתם ומדוע החלטתם להוסיף צ'אט בוט?

כפי שציינתי, תדמית המותג שלנו נשענת על היכולת שלנו לשמור על קשרים אישיים עם תלמידינו. אנחנו אמנם מתאימים את הסביבה האקדמית והפעילויות בקמפוס סביב מטרה זו, אך אתר הבית שלנו הוא אשר משמש כנקודת התקשורת העיקרית עם אלפי הסטודנטים הקשורים אלינו באופן ישיר ועקיף.

לאחרונה האתגר העיקרי שלנו היה לתחזק קשרים אישיים עם תלמידים אשר מבקרים באתר. התדמית שלנו מביאה כמות גבוהה של נרשמים פוטנציאליים לאתר המכללה בכל שנה, ועלינו למצוא דרך לדבר עם כל אחד ואחד מהם, להתייחס לבעיות והספקות הספציפיים שלהם ולעודד אותם להירשם.

אתגר זה לא מוגבל רק להעלאת כמות הנרשמים. גם לתלמידים רשומים יש מגוון רחב של שאלות בנושאים הקשורים לחיים בקמפוס, להנהלת המכללה וללימודים. עלינו להיות מסוגלים לענות על שאלות אלו באופן יעיל. דבר זה הוביל לאתגר נוסף - האתגר לרכז את הידע לגבי תחומי החיים השונים במכללת תל חי, ולהעביר אותו לכל תלמיד שידרוש.

החלטנו להוסיף צ'אט בוט לאתר מכיוון שהרגשנו שזו תהיה דרך יעילה ויחסית פשוטה לספק מענה לאתגרים אלו. נוכחות הצ'אט בוט באתר שלנו מחזקת את תדמית המותג שלנו כמוסד חינוכי חדשני אשר מתייחס באופן אישי לכל תלמיד.

אילו תוצאות ראיתם לאחר הוספת הצ'אט בוט לאתר הבית שלכם, ומה למדתם מכך?

הוספת הצ'אט בוט של VirtualSpirits לאתר הבית של מכללת תל חי ענה על כל הציפיות ואנחנו נרגשים לראות את התוצאות. צ'טבוט עוזר לנו להעביר את המסר של המותג שלנו בעזרת אתר הבית. ספציפית, אנחנו כעת מסוגלים לתת מענה לתלמידים פוטנציאליים 24 שעות ביממה, ובו זמנית לספק תשובות מיידיות לשאלות נפוצות לגבי המוסד שלנו והקורסים הנלמדים בו.

בנוסף לעזרה בפיתוח קשרים אישיים עם תלמידינו והגדלת כמות הנרשמים החדשים, יצירת צ'אט בוט הובילה גם ליתרונות עקיפים. לדוגמה, כעת אנחנו חוסכים כסף על תמיכה מנהלית ומשקיעים אותו במאמצי השיווק והפרסום על מנת לקדם את מכללת תל חי והקורסים החדשניים שבה.

תהליך פיתוח הצ'אט בוט הייתה חוויה לימודית לכולנו. יותר מכל הבנו את הכוח שבפשטות הדברים. על ידי הפעלת צ'אט בוט שעונה לשאלות נפוצות לגבי המוסד שלנו, הצלחנו להביא לעליה ניכרת בתקשורת עם מבקרי האתר וכמות הנרשמים לקורסים במכללה.

מה ההמלצות החשובות ביותר שלך לעסקים שרוצים ליצור צ'אט בוט?

אני ממליצה בחום לשמור על תסריט השיחה של הצ'אט פשוט ככל הניתן. במיוחד בהתחלה. עדיף להתרכז בתסריט שיחה שעונה על שאלות פשוטות באופן טוב מאוד, בניגוד לכזה שעושה עבודה בינונית בטיפול בהרבה בעיות בו זמנית.

יהיה מועיל למוסד חינוכי לשלב את התלמידים בערך שבהפעלת צ'ט בוט ולתת להם למצוא דרכים בהן ניתן לשפר או להרחיב את תסריט השיחה. התלמידים שלכם יכולים להיות במקום טוב יותר מכולם בשביל לזהות פערים בתסריט השיחה של הצ'אט או שאלות שהוא מפספס. ברגע שתתחילו את התהליך, הצ'אט בוט שלכם יוכל להמשיך בעצמו. גילינו שהוא לומד מהר מאוד, מגיע לכמות תוכן הרבה יותר גדולה מהמצופה והופך לכלי תמיכה מקוון מדהים לתלמידים, הצוות וההנהלה.