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Chatbot de consulta universitario: Cómo cambian los chatbots la tecnología del campus

Siempre supimos que las universidades del siglo XXI tomarían la senda digital. Sin embargo, lo que probablemente no predijimos fue hasta qué punto la tecnología definiría cómo funcionan las universidades modernas. Los chatbots de consulta universitarios, en particular, han causado sensación en el mundo de la educación superior, transformando la forma en que los estudiantes interactúan con sus universidades. La tecnología del campus, en particular, ha tenido un gran cambio de imagen gracias a estos chat bots. Este es el motivo.

Toda universidad necesita una guía del campus.

Al comenzar el año académico, los estudiantes recién inscritos tienen una larga lista de preguntas.

“¿Cuándo abre la biblioteca?”

“¿A dónde tengo que ir para mi clase de bioquímica?”

“¿Cómo me apunto al club de fútbol?”

Y muchas más. Por lo general, los alumnos nuevos buscan a un miembro de la facultad para obtener información o se arman de valor para preguntarle a un alumno de cursos superiores. Esto se traduce en que, al comienzo de cada año académico, los profesores y miembros de la facultad tienen la responsabilidad adicional de ayudar a los alumnos nuevos y contestar las mismas preguntas.

Esta es la razón por la que las universidades necesitan guías del campus. Y el desarrollo de chat robot para consulta universitaria ofrece la solución perfecta.

En los últimos años, las mejores universidades de todo el mundo han creado chat robots para sus sitios web de consulta universitaria. Estos chatbots pueden funcionar como guías del campus las 24 horas del día y por un coste mucho menor que el de contratar empleados. Además, son mucho más accesibles porque los estudiantes no necesitan buscarlos. Solo tienen que abrir el sitio web de la universidad y escribir su consulta en la ventana de chat en vivo.

El chatbot de consulta universitario les da una respuesta instantánea y precisa. Por ello, cuando el estudiante quiere saber si el laboratorio de informática está abierto los fines de semana, no obtiene respuestas vagas como: “Sí, creo que sí, pero deberías consultarlo con ellos.”

En su lugar, el chatbot en línea responde: “Sí, el laboratorio de informática está abierto los sábados, de 10 de la mañana a 3 de la tarde. También se puede usar los domingos, con el permiso previo de la oficina del Decanato.”

Todo el proceso puede repetirse las veces que haga falta, y será siempre tan efectivo como la primera vez.

Los chatbots de consulta universitarios guían a los estudiantes a fuentes de información correctas.

Las preguntas que mostramos anteriormente eran bastante sencillas. Si no existiese un chatbot en línea, los estudiantes podrían obtener respuestas de cualquiera que haya estado anteriormente en el campus: un estudiante de cursos superiores, el asesor residente del dormitorio o un miembro de la facultad. Pero muchas veces, necesitan ayuda con problemas muy específicos y no saben a quién acudir. Esas son las situaciones en que los chatbots de consulta universitarios cobran aún más importancia.

Las universidades que instalan un chatbot para responder a las consultas de los estudiantes, crean automáticamente un sistema de intercambio de información cada vez más optimizado. Tanto los estudiantes nuevos como los que ya cursan estudios no tienen que perder el tiempo averiguando a quién dirigir sus consultas personalizadas. El chatbot de consulta universitario puede recibir sus preguntas y resolverlas.

Ejemplo 1:

Estudiante: "Quiero inscribirme para el programa de prácticas de verano de [Instituto] el próximo año. ¿Cómo me aseguro de reunir los requisitos?”

Chatbot: "¿Ha leído los criterios de selección para el programa de prácticas de verano en [Institute]? Puede leerlos en este enlace. El Prof. J. Wilson ([Departamento]) gestiona las inscripciones para el programa. Puede ponerse en contacto con él para obtener información detallada. Aquí están sus datos de contacto".

Ejemplo 2:

Estudiante: "He elegido la opción de pago de cuota anual. Me gustaría saber si puedo convertirlo en cuotas mensuales durante los próximos 6 meses".

Chatbot: "Puede enviar un correo electrónico a nuestro departamento de finanzas en [ID de correo electrónico]. También puede reunirse con ellos en persona en [Edificio], de 9:00a.m. a 4:00 p.m., de lunes a viernes".

Los chatbots de consulta universitarios eliminan las barreras de las zonas horarias en las universidades.

Las universidades que reciben solicitudes de estudiantes extranjeros deben estar preparadas para atender sus consultas e inquietudes fuera del horario de consulta en ventanilla. Crear chatbots es una forma económica y efectiva. Con chatbots en el sitio web de una universidad, los solicitantes internacionales pueden iniciar sesión en cualquier momento y hacer preguntas sobre sus visados de estudiante, opciones de pago de tarifas y asuntos académicos. En caso de consultas personalizadas que el chatbot no esté programado para responder, el alumno puede crear un ticket con su solicitud y alguien del departamento correspondiente de la universidad puede responderle por correo electrónico en un día o dos.

Cada vez hay más universidades que abren sus puertas a las matrículas en el extranjero y los programas de intercambio de estudiantes, por lo que esta función simple pero efectiva es un gran paso para lograr un campus tecnológico e inclusivo donde cada estudiante se sienta como en casa.

Actualizaciones y notificaciones de chatbots todo el semestre.

Los chatbots no solo tienen un rol que jugar al comienzo del año académico. Los colegios y universidades pueden usarlos para notificar a los estudiantes sobre los próximos exámenes, eventos y actividades a lo largo del semestre. Esto puede hacerse de dos formas. Los estudiantes pueden solicitar información al chatbot, haciendo preguntas como:

"¿Cuándo es la fecha límite para mi informe de laboratorio?"

"¿Cuándo comienzan los exámenes parciales?"

"¿Cuál es mi horario para las próximas dos semanas?"

También pueden incorporarse recordatorios y actualizaciones importantes en el mensaje inicial del chatbot. Por ejemplo, cuando se acerque la fecha límite para la entrega de trabajos, el chatbot podría saludar a los estudiantes con un mensaje similar a este:

"¡Hola! Escriba su pregunta a continuación. Recordatorio importante: todos los trabajos de [asignaturas] deben entregarse el viernes 23 de marzo. La presentación posterior puede incurrir en penalizaciones".

O bien, se pueden agregar categorías como "Fechas importantes" y "Calendario" al menú de opciones en la ventana de chat para que los estudiantes puedan acceder a ellas fácilmente.

El desarrollo de chatbots de consulta universitarios está revolucionando los campus universitarios de todo el mundo. ¿Desea más información o asistencia para instalar chatbots para el sitio web de su centro? Déjenos un mensaje y estaremos encantados de ayudarle.