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Les chatbots de renseignements universitaires : comment les chatbots font évoluer la technologie sur le campus

Nous avons toujours su que les universités du vingt-et-unième siècle choisiraient la voie numérique. Cependant, ce que nous n’avions peut-être pas prédit, c’est à quel point la technologie allait définir le fonctionnement des universités modernes. Ce sont surtout les chatbots de renseignements universitaires qui ont secoué le monde de l’éducation supérieure en transformant la manière dont les étudiants interagissent avec leur université. Avant toute chose, c’est la technologie sur le campus qui s’est beaucoup renouvelée grâce à ces chatbots. En voici la raison.

Toutes les universités ont besoin d’un vade-mecum.

Au début de toutes les années universitaires, les nouveaux étudiants ont une longue liste de questions à poser.

“A quelle heure ouvre la bibliothèque?”

“Où a lieu mon cours de biochimie ?”

“Comment puis-je m’inscrire au club de football?”

Et ainsi de suite. En général, les nouveaux étudiants essaient de poser leurs questions à un membre du corps professoral ou de trouver le courage de les poser à un étudiant plus âgé. Cela signifie que, au début de chaque année universitaire, les membres du corps professoral et du personnel de l’université doivent en plus assumer la responsabilité de montrer aux nouveaux étudiants comment fonctionne l’université et de répondre aux mêmes questions innombrables.

C’est précisément pour cette raison que les universités ont besoin de vade-mecum. Or, la mise au point des chatbots de renseignements universitaires apporte la solution idéale.

Au cours des quelques années précédentes, les plus grandes universités du monde entier ont élaboré des chatbots de renseignements universitaires pour leur site web. Ces chatbots sont capables de servir de vade-mecum vingt-quatre heures sur vingt-quatre et coûtent beaucoup moins cher que si l’on embauche plusieurs employés humains. Ils sont aussi beaucoup plus accessibles que les guides humains parce que les étudiants n’ont pas besoin de les chercher. Tout ce qu’ils ont à faire, c’est se rendre sur le site web de l’université et saisir leur requête dans la fenêtre de chat en direct.

Le chatbot de renseignements universitaires leur donne une réponse immédiate et exacte. Donc, quand l’étudiant veut savoir si l’ordinateur du labo est ouvert le week-end, on ne lui donne pas une réponse vague comme, “Ouais, je crois que oui mais il vaut mieux leur demander”

En fait, le chatbot en ligne lui dit : “Oui, l’ordinateur du labo est ouvert le samedi de 10 h à 15 h. On peut aussi y accéder le dimanche si on en a obtenu la permission au bureau du doyen”

Le processus entier peut se répéter à l’infini et il sera toujours aussi efficace que la première fois.

Les chatbots de renseignements universitaires aident les étudiants à accéder aux bonnes sources d’informations.

Les questions que nous avons décrites ci-dessus étaient assez simples. En l’absence de chatbot en ligne, les étudiants pourraient obtenir la réponse de la part de tous ceux qui fréquentent déjà le campus depuis un certain temps : un étudiant plus âgé, le conseiller résident du dortoir ou un membre du corps professoral. Cependant, il est fréquent que les nouveaux étudiants aient besoin de réponses à des questions spécifiques et ne sachent pas à qui les poser. Or, c’est dans ce type de situation que les chatbots de renseignements universitaires prennent toute leur importance.

Les universités qui mettent au point un chatbot pour répondre aux questions des étudiants mettent automatiquement au point un système d’échange d’informations plus rationalisé. Les étudiants, les nouveaux comme les plus âgés, n’ont pas besoin de perdre du temps à trouver à qui ils faut qu’ils posent leur question personnalisée. Le chatbot de renseignements universitaires peut recueillir leurs questions et leur indiquer la bonne direction à suivre.

Exemple n°1:

Étudiant: “Je veux m’inscrire au programme estival d’internat à [Institut] l’année prochaine. Comment puis-je m’assurer d’être pris?”

Le chatbot: “Avez-vous lu les critères d’éligibilité pour le programme estival d’internat de [institut] ? Vous pouvez les lire en suivant ce lien. Le Professeur J. Wilson ([section]) s’occupe des inscriptions au programme. Vous pouvez entrer en contact avec lui pour obtenir des informations détaillées. Voici ses coordonnées ”

Exemple n°2:

Étudiant: “J’ai choisi le mode de paiement annuel des frais. J’aimerais trouver si je peux passer à des paiements mensuels pour les six mois qui viennent ”

Le chatbot: “Vous pouvez envoyer un courriel à notre service des finances à [adresse de courriel]. Vous pouvez aussi les rencontrer en personne au [bâtiment] entre 9 h 00 et 16 h 00 du lundi au vendredi”

Avec les chatbots de renseignements universitaires, les universités ne sont plus tributaires des fuseaux horaires.

Les universités qui accueillent des étudiants d’outre-mer devraient être en mesure de répondre à leurs requêtes et à leurs inquiétudes en dehors des heures de travail. Créer des chatbots est une manière économique et efficace d’y parvenir. Si une université a un chatbot sur son site web, les postulants internationaux peuvent se connecter à n’importe quelle heure et poser des questions sur leur visa étudiant, les modes de paiement des frais et les sujets académiques. Si l’étudiant a besoin de réponses précises auxquelles le chatbot n’est pas programmé pour répondre, l’étudiant peut ouvrir un ticket avec sa requête et une personne travaillant à la section concernée de l’université pourra lui répondre par courriel dans un jour ou deux.

Comme de plus en plus d’universités ouvrent leurs portes aux étudiants d’outre-mer et aux programmes d’échanges d’étudiants, cette fonctionnalité simple mais efficace aide beaucoup à aller vers la création d’un campus ouvert qui maîtrise la technologie et où chaque étudiant se sent à l’aise.

Les chatbots fournissent des nouvelles et des notifications tout au long du semestre.

Les chatbots ne se contentent pas de jouer un rôle au début de l’année universitaire. Les universités peuvent s’en servir pour renseigner les étudiants sur les examens, les événements et les activités qui auront lieu tout au long du semestre. Cela peut se produire de deux façons. Les étudiants peuvent demander des informations au chatbot en posant des questions comme :

“Quand dois-je rendre mon rapport de laboratoire ?”

“Quand commencent les examens de mi-semestre ?”

“Quel sera mon emploi du temps des deux semaines prochaines ?”

Autrement, on peut intégrer au message initial du chatbot d’importants rappels et de précieuses informations. Donc, par exemple, quand la date de remise des dissertations approche, le chatbot pourrait saluer les étudiants avec un message comme celui-ci :

“Bonjour ! Veuillez saisir votre question ci-dessous. A ne pas oublier : toutes les dissertations pour les [matières] devront être rendues avant vendredi 23 mars. Si vous les rendez en retard, vous pourrez avoir des pénalités.”

Ou alors on peut ajouter les catégories comme "Dates importantes" et "Emploi du temps" au menu des options dans la fenêtre de chat pour que les étudiants puissent facilement y accéder.

Le développement des chatbots de renseignements universitaires est en train de révolutionner les campus universitaires du monde entier. Aimeriez-vous avoir plus d’informations ou d’aide pour créer des chatbots pour le site web de votre institut ? Laissez-nous un message et nous nous ferons un plaisir de vous aider.