TOPICS: Chatbot voor Universiteiten    Chatbot bouwen   

Informatiechatbot voor het hoger onderwijs: Hoe chat bots de techologie op de campus verandert

We hebben altijd geweten dat universiteiten uit de 21e eeuw de digitale weg in zouden slaan. Wat we misschien niet voorspeld hadden, was de mate waarin technologie zou bepalen hoe moderne universiteiten functioneren. Met name informatie-chatbots voor het hoger onderwijs hebben in de wereld van onderwijsinstellingenen de interactie tussen studenten en hun universiteit veranderd. Vooral de technologie op de campus heeft dankzij deze chatbots een aanzienlijke facelift ondergaan. Dit is waarom.

Elke universiteit of hogeschool heeft een campusgids nodig.

Aan het begin van een academisch jaar hebben nieuw ingeschreven studenten een lange lijst met vragen.

"Wanneer gaat de bibliotheek open?"

"Waar moet ik naartoe voor mijn college biochemie?"

"Hoe meld ik me aan voor de voetbalclub?"

Zo zijn er nog talloze andere vragen. Meestal proberen nieuwe studenten op zoek te gaan naar een faculteitsmedewerker, of benaderen ze een ouderejaars student. Dit houdt simpelweg in dat aan het begin van elk academisch jaar de faculteit en de medewerkers van de universiteit of hogeschool de extra verantwoordelijkheid dragen om nieuwe studenten te bewegwijzeren en steeds dezelfde vragen dienen te beantwoorden.

Dit is precies de reden waarom universiteiten en hogescholen een campusgids nodig hebben. En de ontwikkeling van de informatiechatbot voor het hoger onderwijs creërde hiervoor de perfecte oplossing.

In de afgelopen paar jaar hebben vooraanstaande hogescholen en universiteiten over de hele wereld informatiechatbots voor hun websites gebouwd. Deze chat bots functioneren als een 24-uursgids voor de hele campus en dit tegen een fractie van de kosten van het inhuren van meerdere menselijke medewerkers. Ze zijn ook veel toegankelijker dan menselijke gidsen, omdat studenten ze niet hoeven op te sporen. Het enige wat ze moeten doen is de website van de universiteit te openen en hun vraag intypen in het live chatvenster.
De informatiechatbot voor het hoger onderwijs geeft hen direct een zorgvuldig antwoord. Dus wanneer een student wil weten of het computerlokaal in het weekend open is, krijgt hij geen vage antwoorden zoals: "Ja, ik denk het wel, maar je moet het wel even bij hen navragen."

In plaats daarvan vertelt de online chat bot hem: "Ja, het computerlokaal is open op zaterdag, van 10:00 uur tot 15:00 uur. Het kan ook op zondagen, met voorafgaande toestemming van het secretariaat van de decaan gebruikt worden."

Het hele proces kan steeds opnieuw worden herhaald en het zal altijd net zo effectief zijn als de eerste keer.

Informatie-chatbots voor het hoger onderwijs wijzen studenten de weg naar de juiste informatiebronnen.

Bovenstaande vragen waren redelijk eenvoudig. Bij afwezigheid van een online chatbot zouden studenten toch een antwoord krijgen van degenen die al een tijdje op de campus zijn, zoals ouderejaars studenten, faculteitsmedewerkers enz. Maar vaak hebben ze hulp nodig bij zeer specifieke problemen en weten ze niet tot wie ze zich moeten wenden. En dat zijn juist de situaties waarin informatiechatbots voor het hoger onderwijs steeds belangrijker worden.

Universiteiten die een chatbot bouwen om te reageren op vragen van studenten, creëren automatisch een meer gestroomlijnd systeem voor informatie-uitwisseling. Studenten - zowel nieuwe als oude - hoeven geen tijd te meer te besteden aan het uitzoeken aan wie ze hun vragen moeten voorleggen. De informatiechatbot voor het hoger onderwijs kan hun vragen beantwoorden en hen in de juiste richting sturen.

Voorbeeld 1:

Student: "Ik wil me aanmelden voor het zomerstageprogramma van [instituut] volgend jaar. Hoe kom ik hiervoor in aanmerking?"

Chatbot: "Heb je de toelatingscriteria voor het zomerstageprogramma van [Instituut] gelezen? Je kunt ze op deze link lezen. Prof. J. Wilson ([Afdeling]) behandelt aanvragen voor het programma. Je kunt contact met hem opnemen voor gedetailleerde informatie. Hier zijn zijn contactgegevens."

Voorbeeld 2:

Student: "Ik heb gekozen voor de optie om jaarlijks te betalen. Ik zou graag willen weten of ik dat de komende zes maanden in maandelijkse termijnen kan omzetten."

Chatbot: "Je kunt een e-mail sturen naar onze financiële afdeling: [email ID]. Je kunt ze ook persoonlijk spreken in [Gebouw], tussen 09:00 uur en 16:00 uur van maandag t/m vrijdag."

Informatiechatbots voor het hoger onderwijs zorgen ervoor dat er geen tijdzones voor universiteiten meer bestaan.

Universiteiten die aanvragen van buitenlandse studenten in behandeling nemen, dienen bereid te zijn hun vragen en problemen buiten kantooruren te behandelen. Het bouwen van chatbots is een goedkope en effectieve manier om dit te bereiken. Met chatbots op de website van een universiteit kunnen internationale aanvragers zich op elk moment aanmelden en vragen stellen over hun studentenvisum, opties voor betaling van collegegelden en academische zaken. In het geval van specifieke vragen waarvoor de chatbot niet is geprogrammeerd om te antwoorden, kan de student een ticket aanmaken met zijn vraag en kan iemand van de desbetreffende afdeling van de universiteit hem binnen 2 of 3 dagen een e-mail terugsturen.

Met steeds meer hogescholen die hun deuren openen voor buitenlandse inschrijvingen en uitwisselingsprogramma's voor studenten, is deze eenvoudige maar effectieve functie een grote stap in de richting van een technisch onderlegde en in alles voorzienende campus, waar elke student zich thuis voelt.

Updates en meldingen door chatbots voor een volledig semester.

Chatbots spelen niet alleen een rol aan het begin van het academisch jaar. Hogescholen en universiteiten kunnen deze ook gebruiken om studenten te informeren over aankomende examens/tentamens, evenementen en activiteiten gedurende het hele semester. Dit kan op tweeërlei manieren. Studenten kunnen de chatbot om informatie vragen door vragen te stellen zoals:

"Wanneer is de deadline van mijn labverslag?"

"Wanneer beginnen de tussentijdse tentamens?"

"Wat is mijn rooster voor de komende twee weken?"

Als alternatief kunnen belangrijke herinneringen en updates worden ingebouwd in het oorspronkelijke bericht van de chatbot zelf. Dus bijvoorbeeld wanneer de vervaldatum voor scripties dichterbij komt, kan de chatbot studenten begroeten met een bericht als:

"Hallo! Voer je vraag hieronder in. Belangrijke herinnering: alle scripties voor [onderwerpen] moeten uiterlijk vrijdag 23 maart ingeleverd zijn. Het te laat indienen kan strafpunten opleveren."

Of categorieën als 'Belangrijke data' en 'Rooster' kunnen aan het menu "opties" in het chatvenster worden toegevoegd, zodat studenten er gemakkelijk toegang toe hebben.

De ontwikkeling van informatiechatbots voor het hoger onderwijs veroorzaakt wereldwijd een revolutie op universitaire campussen. Wilt u meer informatie of hulp bij het bouwen van chatbots voor de website van uw onderwijsinstelling? Laat een bericht achter en we helpen u graag.