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Chatbot de consulta para universidades: como os chatbots mudam a tecnologia dos campus

Sempre soubemos que as universidades do século XXI seguiriam o caminho digital. No entanto, talvez não tenhamos previsto o grau em que a tecnologia iria definir o funcionamento das universidades modernas. Os chatbots de consulta para universidades, em particular, fizeram ondas no mundo do ensino superior, transformando a forma como os estudantes interagem com as suas universidades. A tecnologia de campus, em particular, foi particularmente renovada graças a estes chatbots. Eis o porquê.

Todas as universidades precisam de um guia do campus.

No início de cada ano académico, os estudantes recém-chegados têm uma longa lista de questões.

“Quando abre a biblioteca?”

“Onde é a minha aula de Bioquímica?”

“Como é que me inscrevo na equipa de futebol?”

Entre outras. Geralmente, os estudantes tentam pedir informações a professores ou arranjam coragem para perguntar a um veterano. Isto significa que, no início de cada ano académico, os membros do corpo docente e da equipa administrativa são sobrecarregados com a responsabilidade adicional de mostrar aos novos alunos o funcionamento da instituição e responder à mesma imensidão de perguntas.

É precisamente por isso que as universidades precisam de guias do campus. O desenvolvimento de chatbots de consulta para Universidades criou a solução perfeita.

Ao longo dos últimos anos, grandes faculdades e universidades por todo o mundo têm criado chatbots para os seus sites para resposta a dúvidas académicas. Estes chatbots são capazes de funcionar como guias do campus a qualquer hora e por uma fração do custo de contratação de múltiplos colaboradores humanos. São também muito mais acessíveis do que os guias humanos, pois os estudantes não precisam de os procurar. Tudo o que precisam de fazer é abrir o site da universidade e escrever a sua dúvida na janela de live chat.

O chatbot de consulta da universidade dá-lhes uma resposta instantânea – e correta. Por isso quando um estudante quer saber se o laboratório de informática está aberto aos fins de semana, não irá receber respostas vagas como “Sim, acho que sim, mas é melhor verificar com eles.”

Em vez disso, o chatbot online diz-lhe “Sim, o laboratório de informática está aberto aos sábados, das 10:00 às 15:00. Está também disponível para uso aos domingos, com autorização prévia da reitoria.”

Todo o processo pode ser repetido vezes e vezes sem conta e será sempre tão eficaz como da primeira vez.

Os chatbots de consulta para universidades guiam os estudantes até às fontes de informação certas.

As questões que ilustramos acima eram bastante simples. Na ausência de um chatbot online, os estudantes conseguiriam obter estas respostas de alguém que frequentasse o campus há algum tempo – um aluno mais velho, o conselheiro do dormitório ou a um docente. Mas muitas das vezes, eles precisam de ajuda com questões muito específicas e não sabem a quem perguntar. E é nessas situações em que os chatbots de consulta da universidade se tornam ainda mais importantes.

As universidades que criam um chatbot para responder a consultas e dúvidas dos estudantes estão automaticamente a criar um sistema simplificado de troca de informações. Os alunos – tanto os novos como os existentes – não precisam de perder tempo a tentar descobrir a quem devem dirigir as suas dúvidas específicas. O chatbots de consulta da universidade pode responder às suas questões e orientá-los na direção certa.

Exemplo 1:

Estudante: “Quero inscrever-me no programa de estágios de verão da [Instituição] no próximo ano. Como me qualifico?”

Chatbot: “Já leu os critérios de elegibilidade do programa de estágios de verão da [Instituição]? Pode lê-los neste link. O Prof. J. Silva ([Departamento]) gere as candidaturas ao programa. Pode entrar em contacto com ele para informações mais detalhadas. Aqui ficam os seus contactos.”

Exemplo 2:

Estudante: “Eu optei pelo pagamento de propina anual. Queria saber se posso convertê-la em prestações mensais para os próximos 6 meses.”

Chatbot: “Pode enviar um email para o nosso departamento financeiro para [endereço de email]. Pode também dirigir-se ao departamento pessoalmente em [Edifício], entre as 9:00 e as 16:00 de segunda a sexta-feira.”

Os chatbots de consulta de universidades levam-nas além dos fusos horários.

As universidades que aceitam candidaturas de alunos de além-mar devem estar preparadas para atender as suas consultas e esclarecer dúvidas fora dos horários de funcionamento. A criação de chatbots é uma forma económica e eficaz de o fazer. Com chatbots em funcionamento no site de uma universidade, os candidatos internacionais podem aceder a qualquer hora e colocar questões sobre os seus vistos de estudante, opções de pagamento de propinas e questões académicas. No caso de dúvidas muito específicas que o chatbot não esteja programado para responder, o estudante pode criar um ticket com o seu pedido e alguém do respetivo departamento da universidade em causa poderá enviar um email de resposta no prazo de um ou dois dias.

Com cada vez mais universidades a abrir as suas portas a matrículas de estrangeiros e programas de intercâmbio de estudantes, esta funcionalidade simples mas eficaz é um grande passo na direção de um campus inclusivo e tecnologicamente avançado, onde todos os estudantes se sentem em casa.

Atualizações e notificações via chatbots ao longo de todo o semestre.

Os chatbots não têm um papel a desempenhar apenas no início do ano letivo. As faculdades e universidades podem usá-los para notificar os estudantes sobre os próximos exames, eventos e atividades ao longo do semestre. Isto pode ser feito por duas vias. Os estudantes podem solicitar informações ao chatbot, fazendo perguntas como:

“Qual é o prazo do meu relatório laboratorial?”

“Quando começam os exames de meio do semestre?”

“Qual o meu horário para as próximas duas semanas?”

Como alternativa, podem ser definidos lembretes e atualizações importantes que podem ser incorporados na mensagem inicial do próprio chatbot. Por exemplo, quando se aproxima a data limite para um trabalho de dissertação, o chatbot pode cumprimentar os estudantes com uma mensagem como:

“Olá! Por favor insira a sua questão. Lembrete importante: Todos os trabalhos de dissertação de [disciplinas] devem ser entregues até sexta-feira, 23 de Março. Os atrasos na entrega poderão implicar penalizações.”

Podem ainda ser adicionadas categorias como “Datas importantes” e “Calendário” ao menu de opções na janela de chat, para que os estudantes possam facilmente aceder às mesmas.

O desenvolvimento de chatbots de consulta para universidades está a revolucionar os campus universitários por todo o mundo. Gostaria de ter mais informação ou assistência para a criação de chatbots para o site da sua instituição? Deixe-nos uma mensagem e teremos todo o prazer em ajudar.